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부대열전 (144) 육군기록정보관리단
문서류만도 400여만 건…국내 최초 기록물 보존기관
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[ 사진설명 ] 육군기록정보관리단 전경.
일반 명령문서, 의무기록, 조사연구 검토보고서, 기안문 등 공문서, 공적 업무수행 간 생산 또는 접수된 역사적· 증빙적 활용가치가 있는 문서와 도면, 시청각물, 행정박물 등등. 이러한 자료를 통틀어 부를 수 있는 단어는?
바로 기록물이다. 기록물은 그것을 생산한 기관이나 개인의 정보·역사 및 업무처리 절차를 담고 있다. 그렇기 때문에 역사적·정보적·행정 노하우로서의 가치 등 더는 부연 설명이 필요 없을 정도로 소중하다.
나아가 군의 기록물은 국방력은 물론 국력 강화에도 기반이 된다. 육군기록정보관리단(이하 기정단)은 이렇게 중요한 기록물을 관리·활용하는 임무를 수행하고 있다.“기록은 역사입니다. 그리고 지켜나가야 할 소중한 자산입니다.”
▲ 국내 최초 기록물 보존기관, 문서류만도 400여만 건 보유
기정단은 6·25전쟁의 와중이던 1951년 5월 20일 부산에서 육군중앙문서보존소로 창설, 국내 최초로 기록물 보존기관으로서의 활동을 시작했다.(정부문서고 1952년 설립) 이후 1968년 육군중앙문서관리단을 거쳐 2004년 4월 지금의 이름으로 명칭을 변경했다.
특히 1968년에는 국내 최초로 마이크로필름 사업을 도입·추진하면서 기록물 보존의 선도적 역할을 했다. 1990년대 말에는 전자문서관리 시스템(EDMS)체계로 전환, 기록물 관리 전문기관으로서의 기반을 구축했다. 문서의 보존 형태도 1950년대는 문서 원본 위주로, 60년대 후반과 70년대는 마이크로필름 위주로, 90년대 이후에는 CD·전자문서(MOD)·백업 테이프(DLT) 등으로 보존 매체를 다양화하고 있다.
현재 기정단이 보유하고 있는 기록물은 매우 방대하다. 창군부터 지금까지의 신분별 자력기록부와 병상일지·인사관련 명령·비밀문서 등 문서류 400여만 건과 이들 주요 문서를 촬영한 마이크로필름 14만6000롤, 사진앨범과 필름류, 비디오테이프, CD/DVD 등 군 관련 시청각은 2만4500여 점, 관인·상훈·선물류 등 행정박물은 1800여 건이다. 기록물을 보존하고 있는 11개 보존서고의 모빌텍을 한 줄로 쭉 늘어놓으면 길이가 무려 42㎞여에 이른다.
▲ 주요자료는 이중보존, 보존기간 책정 및 폐기도 담당
군의 기록 관리체계는 모두 5단계로 이뤄져 있다.
기록물 생산 및 이관
기록물 수집 및 분류·평가
기록물 보존
기록물 매체 제작 및 DB화
기록물 활용의 단계다. 기정단은 이관 또는 수집된 기록물은 11개 보존서고에 목록화해 유형별로 보존한다. 종이 기록물을 예로 들면 목록확인·롤 편성한 뒤 수선과 넘버링을 부여하고, 종이 스캔, 일반촬영을 거쳐 필름현상과 수세, 그리고 품질검사와 마이크로필름 복제 및 제작의 과정으로 진행된다. 특히 역사적·증빙적 가치와 활용성을 고려해 중요 자료는 DB화 또는 마이크로필름·광디스크에 이중보존하며, 이중보존용 매체는 원본의 훼손 또는 멸실에 대비해 부산에 있는 제2보존소에 분산 보존한다. 기록물은 항온·항습 시스템과 공기조화 시스템에 의해 안전 관리된다.
문서의 보존연한 결정과 폐기도 기정단에서 담당한다. 특히 문서 폐기는 중요하다. 보존연한이 종료된 문서나 이용도가 없어진 문서는 당연히 폐기 처리해야 한다. 하지만, 이를 함부로 처리하면 처벌이 뒤따르기 때문. 현재 공공기록물관리에 관한 기록물관리법률(시행령)은 기록물을 무단으로 은닉·유출·멸실·손상하는 경우 7년 이하의 징역 또는 3000만 원 이하의 벌금을 물리게 돼 있다. 이에 따라 기정단은 보존기간 경과기록물 평가심의를 연 4회 개최, 보존기간 만료기록물을 대상으로 중요기록물을 선별해 보존기간을 재책정 또는 폐기 처리함으로써 효율적인 기록물 관리를 추진하고 있다. 아울러 육군정보포털 내 육군기록정보센터와 육군통합기록물지원시스템 등을 운영, 기정단이 보유한 자료들을 공개하고 있다.
▲ 올해 RMS 도입 완료, 육군기록전시관 활용 확대
올해 말이면 기정단의 숙원사업이 이뤄진다. 기록관리시스템(RMS) 도입이 완료되기 때문이다. 현재 73개에 이르는 육군의 각 기록물관리기관이 기록물의 생산에서 보존·활용에 이르기까지의 전 과정이 하나의 시스템에 의해 전자화되며 체계적이고 효율적으로 관리하게 되는 것이다. 이를 한층 더 도약하는 계기로 삼겠다는 것이 기정단의 계획이다. 또한, 운영 중인 육군기록전시관도 더 많이 활용하기로 했다. 창군기부터 현재까지 육군의 각종 기록을 모아놓은 전시관은 2012년 첫 개관 시 1200여 명에 불과하던 방문객이 2013년에는 1만8000여 명으로 크게 늘며 계룡대 내의 안보 관람 코스로 자리 잡고 있다.
아울러 1985년부터 진행 중인 병상일지 DB 구축 사업도 계속 진행해 나감으로써 국민 민원 및 보훈신청을 위한 개인 인사기록 지원에도 적극 기여해 나갈 예정이다.
[인터뷰] 박문상 육군기록정보관리단장 - “기록은 역사며 지켜야 할 우리의 소중한 자산이죠”
박문상(육사39기·대령) 육군기록정보관리단장의 기록에 대한 정의는 간결했다. 하지만, 담긴 의미는 깊었다.
특히 그는 우리 군의 역사를 지킨다는 것은 단순한 뜻이 아니라고 강조했다. 과거의 성패에서 얻을 수 있는 수많은 교훈은 앞으로 우리 군의 청사진을 그리는 데 큰 역할을 함은 물론 지난 세월 속에서 이룩한 발전과 그 원동력에 대한 치밀한 분석을 가능케 함으로써 역사는 기록을 통해 미래를 발전시키게 된다는 것이 박 단장의 지론이기 때문이다.
그러기 위한 방안으로 박 단장은 적극적인 기록물 수집을 독려하고 있다. 문서를 만든 부서에서 일정 기간이 지나면 그 문서를 기정단으로 이관해야 하는데 해당 부서가 계속되는 바쁜 업무로 이관이 원활치 못함을 고려, 먼저 찾아가 도움을 주고 있다. 역대 참모총장 등 주요 직위자들을 찾아 관련기록도 분기 단위로 수집하고 있다. 지난해 트럭에 가득 실릴 정도로 나온 고(故) 이세호 총장의 기록물도 이런 과정에서 나왔다.
앞으로 역사를 보존한다는 책임감과 소명의식을 갖고 기록관리에 대한 전문성과 창의성을 함양해 선진기록관리체계 확립의 임무완수에 매진하겠다는 것이 박 단장의 계획. 아울러 상하 간, 또는 수평적 의사소통을 활성화하고 자율적인 근무 기풍을 조성함으로써 부대 발전에도 기여할 방침이다.
< 출처 : 국방일보 이주형, 2014. 1. 6 > - 무단전재 및 재배포 금지 - | |
